Tra i software che nel 2022 rivoluzioneranno il modo di pensare e strutturare il lavoro nelle organizzazioni compare senza dubbio il work management. Ma di cosa si tratta e come è strutturato?
Tabella dei contenuti
Introduzione
Gli elementi del work management
Visione dinamica
Processi automatizzati
Secondo una ricerca condotta da Asana, ben il 60% del tempo speso sul posto di lavoro dai membri di un’organizzazione viene utilizzato per attività superflue come meeting non necessari, lunghi scambi di mail, ricerca di informazioni sparse in diverse piattaforme e così via.
Cosa significa questo per la tua azienda? La tua produttività potrebbe essere più che duplicata se il tempo dei tuoi team fosse ottimizzato attraverso un sistema di work management che dia loro la possibilità di gestire agilmente i propri task, avere una comunicazione più efficiente e una visione completa di come il lavoro di tutti si connette in modo organico.
I processi inefficienti e la mancanza di chiarezza tra i team ostacolano il successo di un’organizzazione rallentando e rendendo più difficile il raggiungimento dei suoi obiettivi.
Fortunatamente, è possibile superare questi ostacoli attraverso la coordinazione del lavoro. È qui che il work management entra in gioco: una piattaforma di work management può aiutare te e la tua organizzazione riformulando il modo di pensare e di svolgere il lavoro.
Ci sono tre aspetti fondamentali da tenere in considerazione nel processo di integrazione del work management in azienda, e li analizzeremo nelle prossime sezioni.
Gli elementi del work management
Il work management è una metodologia di management grazie la quale l’intera azienda può organizzare il proprio tempo e i propri task, o come lo definisce Asana:
"Il work management è un approccio sistematico pensato per orchestrare i flussi di lavoro di un'organizzazione, sia esso un progetto che include membri di diversi team o un’attività di routine—per fornire la chiarezza di cui i team hanno bisogno per raggiungere i propri obiettivi più rapidamente. Si tratta di coordinare le persone e lavorare trasversalmente a tutti i livelli di un'organizzazione per garantire che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro che conta di più."
Proprio perché l’intera organizzazione si snoda al suo interno, è importante conoscere gli elementi attraverso cui un software di work management come Asana lavora:
- Task
- Project
- Portfolio of project
Una piattaforma di work management semplifica le attività dei team di pianificazione, organizzazione ed esecuzione sulla base di questi elementi fondamentali. Analizziamo ognuno di questi componenti.
Task
I mattoni che compongono la struttura della piattaforma di work management sono i task, e rappresentano i singoli compiti che, messi insieme, portano al raggiungimento di un obiettivo più complesso. I task possono essere ricorrenti, come l'esecuzione di un report mensile, oppure una tantum, come una ricerca specifica per la creazione di contenuti.
Non importa in quale settore la tua organizzazione si muova o su quale progetto il tuo team stia lavorando, ogni compito ben congegnato deve fornire chiarezza su tre cose: chi fa cosa e quando. Per quanto banale possa sembrare, se le attività vengono create e assegnate senza il chi, cosa, e quando, la mancanza di responsabilità creerà confusione.
Project
Quando i task vengono raggruppati arrivano a creare il secondo elemento centrale del lavoro: un progetto. I progetti rappresentano l'obiettivo più grande che un team sta cercando di raggiungere, ad esempio lanciare un nuovo prodotto o dare il via a una campagna marketing. In altre parole, tutti i progetti, non importa quanto grandi o piccoli, sono semplicemente composti da diversi compiti individuali.
Portfolio of project
I portfolio sono il terzo elemento chiave dell’opera. Sono dei gruppi di progetti, e sono più utili per il management per tenere traccia di molti progetti di uno stesso dipartimento o per uno stesso cliente, per assicurarsi che i traguardi più importanti siano raggiunti.
Monitorare i progressi attraverso i portfolio crea trasparenza e fiducia tra i team, stabilisce coordinamento e continuità a tutti i livelli, dai senior leader, ai manager, ai singoli contributori. Dai portfolio di progetti puoi avere una panoramica dell'intera organizzazione, per poi man mano approfondire fino al livello di ogni singolo task.
Le migliori soluzioni di gestione del lavoro portano questi tre elementi insieme offrendo continuità, dando chiarezza a te e responsabilità delineate al tuo team. Un sistema di work management crea la struttura e conserva tutto, dai piccoli dettagli fino al quadro generale, in un unico posto.
Visione dinamica
Per quanto interessante sia avere una soluzione valida per tutti per la gestione dei flussi di lavoro, ogni team lavora in modo diverso e ogni progetto è unico. Sebbene una struttura complessiva sia importante per la standardizzazione di come vengono acquisite e organizzate le informazioni (ad es. task, progetti e portfolio di progetti), c’è bisogno di una visione dinamica per permettere ad ogni team di utilizzarle in modo efficiente.
A livello individuale, le persone dovrebbero essere in grado di accedere ai propri task in modo semplice e chiaro, lontano dalla confusione di un progetto più grande. Che si tratti di una visualizzazione ad elenco o una a calendario, tutti hanno bisogno di un posto dove vedere “le cose da fare” in un modo che funzioni per loro e che renda facile concentrarsi sulle priorità del giorno.
Non tutti i progetti sono uguali: alcuni sono più adatti per dei tipi di visualizzazione rispetto ad altri. Un evento con una grande check-list di task, piccoli ma importanti, probabilmente è più comprensibile attraverso una visualizzazione ad elenco. Tuttavia, per un flusso di lavoro agile, come lo sviluppo di un sito web, una visualizzazione a bacheca potrebbe essere la migliore opzione.
Per progetti più complessi, con molti stakeholder e partner, è importante avere un sistema di work management che consenta alle persone di passare da una visualizzazione all'altra. Ad esempio, un manager del team di product marketing potrebbe voler vedere tutti i risultati finali in una visualizzazione ad elenco un giorno, e il giorno successivo aver bisogno di una visualizzazione della sequenza temporale per garantire che le scadenze di tutti si allineino perfettamente.
Processi automatizzati
Gran parte del lavoro inutile che svolgiamo implica processi che si ripetono costantemente, sempre allo stesso modo, e che potrebbero essere svolti in modo automatico. Alcuni progetti possono sembrare unici, composti da task diversi, ma molti elementi sono spesso simili. Ad esempio, la maggior parte dei lanci di prodotti segue gli stessi passaggi, anche se non coinvolgono le stesse persone.
E se potessi creare una struttura per standardizzarli? Un’opzione del work management ti permette di creare un modello per i progetti e i processi che i tuoi team ripetono spesso, così da non dover riniziare da zero ogni volta che si progetta un flusso di lavoro.
Questo assicura di non perdere nessuno step critico, come ottenere l'approvazione del budget o il passaggio di un cliente dalle mani di un team all’altro. Certo, ogni progetto ha le sue peculiarità, ma non devi reinventare la struttura dei tuoi processi ogni volta.
È anche possibile automatizzare alcuni dei task più piccoli e semplici che rubano il tempo del tuo team, come assegnare il lavoro giusto al membro giusto del team, impostare o spostare le date di scadenza e consegnare il lavoro al momento giusto. Quando la tua squadra usa le funzionalità di automazione di una piattaforma di work management, lo snellimento di molti processi garantisce che nessuno manchi un passaggio critico e aiuta il tuo team a muoversi di più rapidamente.
Vuoi scoprire di più sul tema del work management e come aumentare la produttività della tua organizzazione? Compila questo form e mettiti in contatto con il nostro team per una consulenza gratuita.