Come gestire un team di vendita da remoto

Il 2020 ha cambiato per sempre le dinamiche nel mondo lavorativo ed in questo articolo vedremo quali tecnologie e competenze sono necessarie per gestire al meglio un team di vendita da remoto.

Negli ultimi anni diverse aziende avevano già compiuto passi avanti verso la gestione delle vendite da remoto, mentre altre sono state colte totalmente impreparate dalla necessità di gestire team di vendite che lavorino in modalità remota. Probabilmente, uno degli aspetti che più spaventa i manager di piccole e grandi imprese è mantenere alta la produttività a dispetto della distanza fisica con i membri del proprio team.

Soprattutto per i sales manager la sfida non è da poco: è possibile vendere online in maniera efficace? Come mantenere un rapporto di qualità con i propri lead senza interazioni personali? E soprattutto, come gestire al meglio il proprio team senza la possibilità di lavorare a stretto contatto, ore ed ore nello stesso ufficio?

Se sei attanagliato da queste problematiche non temere, non sei l’unico. Molti imprenditori e manager, come te, si trovano nella posizione di dover procedere in modo più rapido del previsto verso un futuro che non immaginavano così imminente. La cosa più importante da ricordare è che con ogni innovazione che avviene nel mondo del business ci sono sempre degli aspetti positivi e altri negativi; sta a te essere in grado di cavalcare l’onda del cambiamento.

Questa guida ti aiuterà nel processo verso la creazione o l’ottimizzazione della gestione da remoto dell’intero team di vendita. Analizzeremo i punti più importanti da tenere a mente durante l’evoluzione del lavoro, nello specifico:

1. Vantaggi del lavoro in remoto

2. Svantaggi del lavoro in remoto

3. Leadership ed rapporto con il team

4. La tecnologia da usare

5. Consigli utili per la gestione del team 

Vantaggi del lavoro in remoto

Ci sono moltissimi lati positivi nel gestire un team di vendita a distanza che ti permetteranno di tagliare i costi e aumentare la produttività. Eccone alcuni:

1. Riduzione dei costi di gestione

Uno dei benefici è sicuramente il notevole risparmio che si ha nel non dover mantenere un ufficio o comunque nella possibilità di ridurre le postazioni di lavoro.

Molte aziende stanno adottando un approccio misto: uffici più piccoli, pensati per favorire incontri focalizzati come le riunioni settimanali e incontri con i clienti ma non per essere vissuti ogni giorno da tutti i dipendenti.

2. Team più sereno

Uno studio portato avanti dalla Stanford University ha dimostrato come gli impiegati che lavorano dalle proprie abitazioni siano esposti a livelli di stress significativamente inferiori, portandoli ad essere produttivi circa del 13% in più.

Lavorare da casa propria permetterà al tuo team di non dover perdere tempo ad arrivare in ufficio, riposare di più durante la notte e lavorare in modo più rilassato di giorno. Inoltre, non dovendo acquistare il pranzo dal locale in zona potranno avere un’alimentazione più bilanciata e salutare.

Nella maggior parte dei casi non dovranno rispettare un dress code (a meno che non facciano videochiamate) o stare seduti per ore sulla stessa sedia. La comodità di lavorare a casa propria aiuterà il tuo team di vendita a essere più rilassato e, di conseguenza, ad avere un impatto totalmente diverso sui vostri lead.

3. Taglio dei tempi di attesa

Tra i benefici di spostare la gestione delle vendite online c’è anche quello di non dover aspettare i classici tempi delle vendite faccia-a-faccia. Poter mantenere i contatti con i propri clienti o prospect, la modalità in remoto ci permette di risparmiare il tempo di spostamento per un incontro, i ritardi dei possibili clienti, il traffico e le attese in macchina davanti ai semafori.

Tutto questo tempo può essere reimpiegato per inserire più incontri nella stessa giornata lavorativa e alzare il tasso di conversione dei clienti. Questo aiuterà te a incrementare la produttività, ma anche il tuo team che vedrà il livello delle proprie prestazioni alzarsi.

4. Espansione del business oltre il limite geografico

Sicuramente uno dei principali criteri con cui analizzi i contatti da inserire nella tua pipeline è quello geografico. Incontrare i possibili prospect di persona limita il tuo business ad un’area ben ristretta di luoghi fisici. Hai mai pensato fino a dove potrebbe estendersi il tuo business se potessi rompere la barriera dell’incontro face-to-face?

Le regioni si amplierebbero notevolmente e in futuro, perché no, potresti anche valutare di allargare il tuo team e testare mercati esteri. Superata la distanza linguistica, tantissimi nuovi potenziali clienti potrebbero essere interessati ai tuoi servizi o prodotti ed entrare nella tua pipeline.

Svantaggi del lavoro in remoto

Problema: Disallineamento

Può capitare che la figura del sales manager fatichi a capire perché i suoi sales representatives non ottengano i risultati da lui previsti. Molto spesso, nel caso del lavoro in remoto, si tratta di un problema di disallineamento.

Soluzione: Percorso di allineamento, modelli decisionali

Un buon percorso di allineamento include il seguente schema:

• Ambiente: quando e dove agire
• Comportamenti: come agire
• Abilità: capacità da sfruttare o da conseguire
• Valori: criteri e standard con cui procedere
• Mission: fine ultimo dell’azienda
• Vision: orientamento sullo scenario futuro

Questo percorso aiuterà il tuo team ad avere una visione più ampia del perché si svolgono tante piccole azioni quotidiane e verso cosa si sta progredendo e, così facendo, riusciranno a soddisfare in maniera più precisa e concreta le tue aspettative.

Un altro modo per agire sul disallineamento è quello di utilizzare un modello di linee guida per i processi decisionali, come ci ricorda Maynard Webb, ex presidente del board of directors di Yahoo! e COO di Ebay. Tra questi, spicca sicuramente il modello RACI:

• Responsible: chi è responsabile?
• Approve: chi deve approvare?
• Consult: chi deve essere consultato?
• Inform: chi deve essere informato?

2. Problema: Calo della produttività

Uno studio Xant sul time-management nelle vendite ha riportato che in media un sales representative spende il 36.6% del suo tempo vendendo in maniera attiva ma da remoto, specialmente nei primi tempi, le routine di vendita devono essere riviste e riprogrammate.

Soluzione: Test di autovalutazione

Fare uso di test di autovalutazione per i tuoi rep permetterà loro di valutare se stessi e i loro numeri ancora prima di doversi confrontare con te.

Questo metodo consiste nell’utilizzare template prestabiliti da compilare insieme alle risorse in colloqui privati o semplicemente dandogli tempo per compilarli e poi verificarne il contenuto.

Sicuramente dovrai dedicare del tempo a questo processo, ma ti permetterà di avere uno storico delle prestazioni di ognuno dei membri e darà ad ognuno di loro degli obiettivi personalizzati su cui concentrarsi, che alla fine di ogni ciclo dovranno essere misurati e valutati nella loro riuscita.

3. Problema: Isolamento, solitudine

Non è raro che chi lavora da casa, a volte, possa sperimentare sensazioni di solitudine e disconnessione nei confronti del proprio lavoro e dell’azienda.

Soluzione: Sessioni di apprendimento dirette dal tuo team

Un metodo per poter superare le lunghe ore di lavoro soli in casa è quello di organizzare degli incontri di interscambio in cui ogni membro del team parlerà agli altri dei suoi punti forti e condividerà consigli utili per tutti. Ogni individuo nella tua squadra avrà sicuramente un’attività in cui riesce particolarmente: c’è chi è più portato per le cold calling, chi ha un metodo infallibile per chiudere i contratti e chi ha un fiuto ineguagliabile per i lead vincenti.

Scambiare consigli ed esperienze significative equivale a stringere un legame forte tra i tuoi rep e moltiplicare le possibilità di riuscita del tuo team. Oltretutto, essere nella posizione di “insegnare” agli altri sarà utile per aumentare la stima del tuo gruppo e far sentire ognuno di loro speciale e unico nelle sue qualità.

4. Problema: Micromanaging

L’errore più comune tra i sales manager che approcciano la gestione del team di vendita online è quello di peccare di eccessivo controllo.

Una ricerca Gallup, a questo proposito, ha seguito 143 profili di CEO (provenienti dalla classifica Inc. 500 per i business privati in più rapida ascesa) e ha riscontrato una crescita costante del 1.751% in tre anni nelle aziende con a capo dei leader particolarmente orientati verso la delegazione dei compiti, circa 112 punti percentuali in più rispetto a quei profili con meno capacità di questo tipo.

Soluzione: Dai fiducia al tuo team

Non è facile accettare di non poter supervisionare con i propri occhi il lavoro che sta avendo luogo, ma far diventare questo un’ossessione non ti aiuterà.

Da un lato tu perderai tempo ed energie per occuparti di problematiche che il tuo team è in grado di gestire da solo; dall’altro, la tua squadra si sentirà col fiato sul collo e oppressa dal tuo controllo. Questo non farà sì che il loro lavoro si alzi di livello, anzi: li farà sentire come delle persone inesperte in cui tu non riponi fiducia.

Ricordi la sensazione quando per la prima volta un tuo superiore ti ha affidato un incarico da gestire da solo? Quanto impegno hai messo per far sì di non deludere le sue aspettative e che il risultato fosse all’altezza del tuo nome? È così che anche il tuo team si sente, dai loro l’opportunità di dimostrare quanto valgono.

Leadership ed il rapporto con il team

Adesso passiamo a quella che probabilmente è la base fondante del gestire un team di vendita da remoto: il tuo stile di leadership. Le risorse con cui lavori sono l’asset più importante che hai a tua disposizione, considerato che ti permettono ogni giorno di mandare avanti il tuo business e stringere rapporti con nuovi clienti.

Ricorda, c’è una differenza tra essere un manager ed essere un leader e mai come ora il tuo team ha bisogno di una buona leadership. A tal proposito ti consiglio di guardare questo video di Simon Sinek, dove spiega in modo molto chiaro cosa significa comportarsi da leader.

Ma quali sono i passi fondamentali per mantenere sano il rapporto con il tuo team delle vendite?

1. Lavora sulla comunicazione verbale

Come puoi immaginare, uno degli aspetti più cavillosi del gestire un team di vendita da remoto è mantenere una buona comunicazione. Dal report di HubSpot per il lavoro in remoto del 2019 è possibile vedere come ben il 29% dei lavoratori afferma che comunicare con i propri colleghi sia uno dei loro principali problemi.

In ufficio, come anche in ogni altro luogo, la nostra comunicazione verbale riceve un enorme supporto da quella fisica. Dover rinunciare a questo aspetto può mettere in difficoltà molti professionisti all’inizio, ma tutto diventa più semplice anche solo rendendosi conto che questa dinamica esista.

In questo modo potrai focalizzarti in maniera particolare sulla tua comunicazione verbale, parlare in modo più chiaro durante gli incontri online, o anche solo accertarti che il tuo discorso sia stato recepito da tutti, invitando il team a fare domande senza timore qualora qualcosa fosse poco chiaro.

Inoltre, non aver paura di condividere con loro i tuoi pensieri personali, le tue soddisfazioni o preoccupazioni: questo li aiuterà a capire cosa succede davvero, cosa che in ufficio avrebbero intuito dalla comunicazione non verbale.

2. Poni obiettivi chiari

Legandoci a quanto scritto sopra, è importante che gli obiettivi posti al team siano chiari e misurabili. Il primo step per la riuscita di un progetto è sicuramente far sì che la tua squadra sia ben consapevole di cosa si stia cercando di ottenere, in caso contrario sarà molto difficile per loro raggiungere un obiettivo che non hanno compreso fino in fondo.

Per far sì che questo avvenga, aiutati con delle metriche di vendita di questo tipo:

• Volumi delle chiamate
• Contratti chiusi per sales representative
• Profitto per sales representative
• Attività outreach per mese
• Lead generati dai vari canali
• Percentuale di tempo spesa in attività di vendita

Un altro metodo efficace a questo proposito è quello S.M.A.R.T., parte della filosofia di gestione aziendale MBO (Management by Objectives). Un obiettivo, per essere valido, deve rispettare il seguente acronimo:

• S: specific (specifico)
• M: measurable (misurabile)
• A: achievable (raggiungibile)
• R: realistic (realistico)
• T: time-based (temporizzabile)

Questo darà modo ad ognuno di poter valutare se stesso e capire se sta andando nella giusta direzione, ancora prima di doversi confrontare con te.

3. Costruisci un rapporto di fiducia

Tiki Biswal, sales senior manager di HubSpot CRM, ritiene che instaurare un rapporto solido con i suoi sales representatives sia un punto fondamentale del suo lavoro:

“Mentre mi adattavo a gestire il mio team di vendita da remoto, la mia sfida più grande è stata quella di capire le persone che ne facevano parte. Un aspetto importante della definizione degli obiettivi con i tuoi sales representative è capire cosa li guida e li motiva. Questo richiede un po’ più di tempo quando si lavora online e in qualità di manager, mi assumo la responsabilità di costruire un rapporto di fiducia.

La pianificazione di pause caffè virtuali su Zoom è stata davvero utile e ritagliarsi del tempo per avere semplicemente una conversazione non lavorativa è fondamentale. Questo sostituisce le conversazioni che avvengono in modo naturale durante il giorno con le persone che siedono accanto a te.”

4. Attua delle sessioni di brainstorming

Un altro spunto interessante per un’efficace gestione del team vendite online è sicuramente quello di organizzare delle videochiamate dedicate al brainstorming.

Molte teste insieme ragionano meglio di una sola, e un’attività di questo tipo è utile ad entrambe le parti in questione. Per il sales manager è un importante momento di riflessione, di ricezione di feedback e di spunti interessanti per il miglioramento del proprio lavoro e di quello del team.

Molto spesso è difficile trovare modi per ottimizzare il lavoro quando si è in una posizione di gestione, ma il resto del gruppo è costantemente sul campo e sicuramente ogni giorno avrà mille idee per come le cose potrebbero essere fatte in maniera più pratica o semplicemente in modo diverso. Non scordarti mai di ascoltare cosa il tuo team ha da dire a riguardo. Questo processo aiuterà anche loro a sentirsi una parte importante del sistema e a lavorare con dedizione in ogni momento.

La tecnologia da usare

Come puoi immaginare, uno degli aspetti che risulterà fondamentale nell’affrontare la gestione delle vendite online è l’utilizzo della tecnologia giusta. Da una ricerca portata avanti da Sales for Life vediamo come un sales representative utilizzi in media 6 strumenti tecnologici per portare avanti il suo lavoro. Non è pensabile orchestrare un lavoro di questa portata senza un piccolo aiuto da parte della tecnologia.

I mezzi più comuni che sono alla base del processo sono i sistemi di comunicazione virtuale, tra cui:

• Google Meet, Zoom o GoToMeeting per i meeting e per le discovery call
• Asana o Monday.com per il task management
• HubSpot e SalesForce per l’attività commerciale
• Gong.io per il tracciamento delle performance
• Miro per il brainstorming
• Slack o Microsoft Team per la chat di tutti i giorni
• Google Drive per la documentazione condivisa

Queste piattaforme ti permetteranno di avere un contatto costante con il tuo team, minimizzando tutti quegli imprevisti dovuti alla mancanza di comunicazione diretta.

Passando a tipi di tecnologie che davvero segnano la svolta nel settore delle vendite troviamo i software CRM.

I CRM o Customer Relationship Management sono dei software che racchiudono tutte quelle applicazioni necessarie per la gestione e l’analisi del rapporto con i clienti, oltre che i dati a loro connessi. Questa tecnologia è fondamentale per il team vendite, in quanto permette di unificare tutte le informazioni raccolte da diversi canali e gestirle in un unico database.

In un call center, per esempio, il CRM aiuterà il vostro team a capire qual è lo storico del prospect o del lead con cui si stanno confrontando, personalizzando la sua esperienza in base a questo.

La personalizzazione, infatti, è al centro del concetto del software CRM, e vi permetterà di rendere unica l’esperienza di ogni cliente anche attraverso il materiale promozionale o l’interazione sui social. Infatti, è possibile integrare in questo sistema anche offerte promozionali, servizi di geolocalizzazione e campagne marketing.

A proposito dell’utilità della tecnologia nel settore delle vendite Michael Smith, senior managing director del Blue Ridge Partners, si esprime così in un executive briefing:

“Non puoi permetterti di sprecare tempo prezioso per le vendite con lead e prospect sbagliati. I venditori devono concentrare il loro tempo limitato sulle opportunità che possono chiudere e sostenere le relazioni con i clienti chiave e le prospettive più preziose.

Il raggiungimento di questo iper-focus richiederà informazioni che supportino le interazioni di consulenti affidabili e una gestione molto più scientifica degli account. Ad esempio, questo significa utilizzare l’IA per qualificare meglio i lead in base ai dati sul coinvolgimento dei clienti e consigliare azioni specifiche necessarie per convertire tali opportunità in vendite.

Ciò costringerà le operazioni di vendita a spostare l’attenzione dei loro sistemi e stack tecnologici di vendita dal reporting alla guida del flusso di lavoro”.

Grazie alla modalità SaaS (software-as-a-service) oggi questo tipo di tecnologia è alla portata di piccole e grandi aziende, dando l’opportunità di usufruire del servizio in cloud col pagamento di un canone mensile, evitando grandi investimenti definitivi su cui non tutti i business possono permettersi di scommettere.

Consigli utili per gestire un team da remoto

Adesso passiamo ad alcuni piccoli consigli che potrebbero risultarti utili durante il processo verso la gestione delle vendite online.

1. Aiutati con presentazioni e video

Uno dei modi con cui puoi rendere la tua comunicazione più efficace è creando delle presentazioni multimediali da accompagnare ai tuoi discorsi nei meeting: in questo modo darai al team un appiglio costante a cui fare riferimento nel caso in cui avessero perso parte del discorso o semplicemente nel caso in cui vogliano rileggerlo in futuro.

Inoltre, mezzi come Loom, ti daranno la possibilità di registrare guide o video di spiegazioni per i tuoi representatives senza dover incorrere in chiamate e dando loro la possibilità di guardare più volte il contenuto del tuo video.

2. Informa tutti sull’andamento del team

Offrire una panoramica dell’andamento del team è un’ottima tecnica per mantenere tutti aggiornati sulla reale situazione. Spesso una delle problematiche ricorrenti del lavorare in remoto è la mancanza di prospettiva sull’andamento delle cose; tra colleghi molto spesso ci si aggiorna sulle novità durante piccoli momenti vuoti della giornata lavorativa, cosa che non avviene per ovvie ragioni nella modalità in remoto.

3. Dai sempre un feedback positivo prima di darne uno di crescita

Questa tecnica è tanto semplice quanto efficace: gestisci con cautela i feedback “negativi” da dare al tuo team. Il modo migliore per far recepire il messaggio al suo destinatario non è abbatterlo con le critiche; questo metterà il membro del team sotto stress e di cattivo umore, e si concentrerà su tutto meno che sul reale motivo del tuo intervento.

Se invece inizi la tua interazione con un appunto positivo la risorsa sarà molto più aperta all’ascolto e prenderà il tuo spunto di miglioramento come un’occasione per stupirti e ricevere ulteriori feedback positivi.

4. Mantieni costante il rapporto visivo

Ti sembrerà scontato, ma non lo è affatto: mantieni un rapporto visivo con il tuo team. Lavorando a distanza è facile perdere il contatto con la realtà lavorativa e con lo spazio mentale necessario per essere professionali anche dentro le mura casalinghe. Mantenere costante il rapporto visivo, facendo largo uso di video chiamate, aiuterà i membri del tuo team a focalizzarsi ed a sentirsi più connessi.

Conclusioni

Hai iniziato un percorso delicato e pieno di sfide, ma gestire di un team di vendita da remoto è un’esperienza che potrà portarti molte soddisfazioni se lo affronterai nella maniera corretta. Ricorda che la parte più importante di questo processo è il rapporto di fiducia e rispetto che intercorre con le tue risorse.

Se saprai valorizzare questa potenzialità, insieme a tutti i mezzi tecnologici e strategici che acquisirai col tempo, le tue pipeline saranno luogo di flusso costante. L’andamento di un’azienda è lo specchio del lavoro e dell’impegno che si investe in essa, sei tu a decidere il risultato.