Informativa sul trattamento dei dati personali

(ex art. 13 del Regolamento UE 2016/679)

Clienti persone fisiche e ditte individuali

Gentile cliente,
la società Exelab S.r.l.., in qualità di Titolare, tratta i Suoi dati personali nel rispetto dei principi generali e delle disposizioni particolari del Regolamento UE 2016/679.
In osservanza del disposto di cui all’art. 13 della normativa citata, La informiamo delle seguenti caratteristiche del trattamento, nonché dei diritti che la legge Le garantisce.

Dati personali oggetto di trattamento

Il Titolare raccoglie e tratta i seguenti dati personali, riferibili al soggetto interessato, cliente della società:

• dati identificativi (nome, cognome, luogo e data di nascita, C.F.);
• dati contabili e fiscali;
• dati di contatto (indirizzo di residenza, e-mail, telefono).

Finalità perseguite nel trattamento e basi giuridiche

Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato perseguendo le seguenti finalità:

• gestire, dal punto di vista amministrativo, l’incarico ricevuto, inserendo l’anagrafica nei sistemi aziendali e svolgendo tutte le attività necessarie al corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’esecuzione delle obbligazioni contrattuali intercorrenti tra le parti);
• gestire, dal punto di vista contabile e fiscale il rapporto con il cliente, inviando le fatture e gestendo i pagamenti (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’esecuzione delle obbligazioni contrattuali tra le parti e nell’adempimento degli obblighi legge in materia);
• adempiere agli obblighi di legge (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’esecuzione degli oneri normativi);
• gestire eventuali contenziosi (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel legittimo interesse del Titolare, relativo al diritto di difesa in eventuali procedimenti contenziosi, sia stragiudiziali che giudiziali).

Finalità perseguite come responsabile del trattamento

Il Titolare, all’interno della fornitura del servizio, si considera Responsabile del Trattamento per tutti i dati che il Cliente andrà ad inserire nelle applicazioni e nei servizi forniti. Il rapporto fra Cliente e Responsabile viene disciplinato da apposito addendum ai contratti.

I dati raccolti per queste finalità saranno usati dal Titolare esclusivamente per le finalità legate alla corretta fornitura del servizio. Non verranno diffusi e saranno trasferiti esclusivamente a sub-fornitori (nominati sub-responsabili) necessari allo svolgimento del servizio (provider, hosting, partner tecnici).

Modalità di trattamento dei dati personali e termini di conservazione

I dati personali dell’interessato sono trattati sia in modalità cartacea che elettronica (ad esempio attraverso l’utilizzo di data base, software applicativi).

Il Titolare conserva le informazioni personali dell’interessato solo per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono state raccolte e trattate, ovvero per i termini previsti da specifiche normative applicabili in materia. In particolare,  i dati personali del cliente vengono conservati dal Titolare per dieci anni dalla data di cessazione dell’incarico, in linea con i termini stabiliti dalle vigenti disposizioni in materia.

Ambito di comunicazione, interno ed esterno, dei dati personali

Possono venire a conoscenza dei dati personali del collaboratore i dipendenti del Titolare che ne abbiano necessità per gestire il rapporto con il cliente, con particolare riferimento al personale amministrativo e gli addetti all’esecuzione dei progetti. I nostri collaboratori sono stati formati e istruiti sulle disposizioni normative poste a tutela delle informazioni personali.

Il Titolare condivide le informazioni personali degli interessati con alcuni fornitori che lo coadiuvano nella gestione del rapporto con il cliente. In particolare, terze parti delle quali il Titolare si avvale per la gestione dell’incarico (ad esempio professionisti esterni) e degli aspetti fiscali e contabili del rapporto (ad esempio gli istituti di credito, professionisti, società di consulenza, di revisione).

Qualora il fornitore venga a conoscenza dei dati, lo farà rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare negli appositi atti di designazione a Responsabile esterno. Il Titolare non comunica le informazioni personali ad altri soggetti terzi senza il consenso dell’interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o da un’Autorità (ad esempio nel caso in cui sia necessario per motivi di sicurezza nazionale, di interesse collettivo).

Il conferimento dei dati personali è facoltativo: l’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di instaurare e gestire il rapporto tra le Parti.

Trasferimento dei dati al di fuori dello SEE

I dati dell’interessato non vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Diritti dell’interessato e modalità di esercizio degli stessi

Il Regolamento UE 2016/679 garantisce all’interessato del trattamento, specifici diritti (artt. 15-22).

Per ciascun trattamento, in particolare:

• diritto di accesso, ovvero quello di ottenere una copia dei dati personali di cui il Titolare è in possesso e che sono sottoposti a trattamento;
• diritto alla rettificazione, ovvero di correzione dei dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati e/o corretti;
• diritto di opporsi al trattamento di dati personali per finalità commerciali, ovvero di richiedere al Titolare di non inviare più comunicazioni commerciali;
• diritto di opporsi a decisioni basate su processi esclusivamente automatizzati, non essendo più destinatario di decisioni prese in base a processi esclusivamente automatizzati, inclusa l’attività di profilazione;
• diritto di revocare un consenso prestato, in qualsiasi momento;
• diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora abbia dubbi sul trattamento di dati personali posto in essere dal Titolare.

Può esercitare anche i seguenti diritti, condizionati al ricorrere di determinate circostanze:

• diritto alla cancellazione, qualora siano cessati gli scopi del trattamento e non sussistano interessi legittimi o disposizioni di legge che ne impongano la continuazione;
• diritto di opporsi ad un trattamento;
• diritto di limitare il trattamento;
• diritto alla portabilità del dato, ovvero di ottenere una copia dei dati in un formato strutturato e trasferibile a un altro Titolare.

Contatti per l’esercizio dei diritti

L’interessato può, in qualsiasi momento e con qualsivoglia modalità, esercitare i diritti che la legge gli riconosce, rivolgendosi al Titolare, ai seguenti indirizzi: Exelab S.r.l., Via Angelo Poliziano, 43 – 00184 Roma, privacy@exelab.com - PEC exelab@pec.it

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO) è la società Comesifa Srls, nella persona di Francesco Loppini, contattabile all’indirizzo e-mail dpo@exelab.com.

Il Titolare avrà cura di rispondere entro i termini stabiliti dalla legge.