Il lavoro da remoto è qui per rimanere, e forse questo è un bene sotto molti punti di vista. Per gli aspetti più ostici di questa nuova realtà professionale, invece, la tecnologia può porre rimedio: ecco quali sono i 5 tool del marketing manager per la gestione da remoto.
Era il 2013 quando per la prima volta mi trovai ad affrontare la gestione di un team di marketing da remoto. I tempi erano sicuramente meno maturi, e gli strumenti a disposizione dei manager molto più limitati. Per quanto il lavoro in remoto abbia ricevuto una notevole spinta durante il lock down, infatti, questo trend è diventato una costante già prima del 2020: negli ultimi 12 anni questa modalità è cresciuta ben del 159%.
Oltre alla necessità oggettiva di questa pratica durante gli anni della pandemia, non si può ignorare il fatto che ci siano numerosi vantaggi nel lavorare comodamente da casa. Il 97% dei lavoratori è molto positivo nei confronti di questa modalità secondo una statistica di Buffer, e l’85% dei manager crede che avere lavoratori in remoto diventerà la nuova normalità per molti team.
Questo non significa che gestire il proprio team a distanza non rappresenti una sfida costante, tutt’altro. In anni e anni di esperienza, però, ho avuto modo di imparare, testare e confrontarmi con altri manager e professionisti dei settori più disparati, fino a trovare la giusta dimensione per avere un team sempre allineato e tenere il passo con gli obiettivi aziendali.
In questo articolo ti parlerò di quelli che per me sono i 5 tool essenziali per il marketing manager durante la gestione del suo team da remoto, che ad Exelab utilizziamo quotidianamente e che ci hanno permesso di raffinare la qualità del nostro lavoro e scalare l’azienda.
Le sfide del marketing manager da remoto
Prima di condividere con te la lista dei miei strumenti preferiti per la gestione del marketing da remoto, voglio parlarti di quelle che sono state le sfide che negli anni mi hanno portato a cercare nella tecnologia delle soluzioni per far brillare la performance del mio team. Sono sicuro che riconoscerai familiari molte di queste problematiche, mentre ad altre magari non hai ancora dato un nome o non sei ancora al 100% consapevole che siano presenti nel tuo team e che ti stiano rallentando.
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- Disallineamento: Confrontandomi con i miei colleghi, una delle situazioni più comuni durante la gestione del team di marketing da remoto è quella di avere un team che non riesce a raggiungere i risultati previsti. Molto spesso, nel caso del lavoro in remoto, si tratta di disallineamento. In che modo si manifesta questa problematica all’interno del team? È difficile identificare dei sintomi in maniera assoluta, ma sicuramente si assisterà a incomprensioni su tempistiche e modalità dell’esecuzione dei task, possibili ritardi nelle consegne, difficoltà di comunicazione e malumore generale.
- Orari di lavoro non definiti: Pur restando in atto i classici orari d’ufficio, lavorando da remoto è piuttosto comune ricevere comunicazioni a qualsiasi ora, anche durante la pausa pranzo o dopo la fine della giornata lavorativa. Se la tua azienda collabora con dei freelance, questa situazione può verificarsi anche in modo più amplificato. Questo può portare i membri del tuo team a vivere con ansia le proprie responsabilità, a non vedere spazio per se stessi al di fuori del lavoro e di conseguenza ad avere prestazioni meno brillanti.
- Comunicazione con il team: La comunicazione con il resto del team è una parte essenziale delle prestazioni dei singoli membri. Attraverso la comunicazione e i consigli scambiati sul posto di lavoro ognuno può comprendere al meglio come le proprie responsabilità si incastrano con quelle degli altri e svolgere i propri task nel modo migliore per il resto del team. Da remoto, non è sempre facile trovare il giusto equilibrio: troppa comunicazione rallenta il lavoro di tutti e abbassa la produttività, poca comunicazione ci riporta alla fase di disallineamento.
- Aumento dei fattori di distrazione: Lavorare da casa significa anche doversi confrontare con distrazioni presenti nell’ambiente domestico. Tra questi, le persone che vivono nella casa, eventuali impegni non lavorativi, ambiente rumoroso o affollato.
- Produttività incostante: Le variazioni nel livello di produttività di un team sono abbastanza comuni, ma c’è un livello a cui questa problematica diventa patologica per i risultati dell’azienda. Ci sono diversi motivi per cui questa situazione può verificarsi. In questa modalità l’ambiente lavorativo e quello domestico coincidono, e per molti lavoratori è difficile gestire il proprio tempo e i propri spazi.
- Isolamento: La salute mentale del tuo team è importante tanto quanto i risultati che questo ti aiuta a raggiungere. Non è raro che chi lavori da casa, a volte, possa sperimentare sensazioni di solitudine e disconnessione nei confronti del proprio lavoro e dell’azienda. Questo dipende anche dal ridotto tempo che i lavoratori trascorrono fuori da casa e in contatto con le altre persone (pranzo nel bar di fronte l’ufficio, conversazioni con altri lavoratori della zona e così via). Una cosa che trovo fondamentale nel gestire la mia squadra è mantenere un rapporto umano di qualità ed essere sempre pronto ad ascoltare i miei collaboratori. Un buon leader si riconosce anche dall’interesse verso le persone con cui lavora.
Tabella dei contenuti
Pianificazione strategica: Marketing Hub di HubSpot
Tra gli strumenti che hanno cambiato il mio modo di lavorare in team e da remoto, HubSpot è sicuramente sulla vetta. Questo software viene utilizzato da alcune delle più grandi aziende a livello mondiale ed è conosciuto soprattutto per il suo CRM. I marketer più navigati del settore, invece, sanno che offre anche numerosi servizi per il marketing attraverso il suo Marketing Hub.
HubSpot è l’ideale per organizzare tutto ciò che riguarda la strategia di marketing. Nel mio team, viene utilizzato per le funzioni più svariate:
- Creare workflow automatizzati, che sono la struttura scheletrica delle mie strategie. Mi permettono di programmare le campagne nei minimi dettagli, assegnando task a chi di dovere (inviandogli notifiche automaticamente) e facendo sì che “la macchina” si muova quando le condizioni date si verificano, senza il bisogno di intervenire manualmente.
- Gestire le campagne, con tanto di divisione per progetto, dove i lead proveniente dal sito, da LinkedIn o dagli ads vengono raccolti con tutte le informazioni a loro associate, pronti per essere passati ai sales.
- Monitorare il ROI dei contenuti, analizzare le performance delle pagine del sito con numerose statistiche e molto altro. Attraverso queste funzionalità riesco ad avere una visione globale di come i miei piani stanno procedendo e il mio team resta sempre allineato sulla strategia: ognuno realizza come la responsabilità del singolo contribuisce alla realizzazione dell’obiettivo comune della squadra.
Se non hai ancora sentito parlare di questo strumento groundbreaking, scarica la nostra Guida ad HubSpot 2022 e scopri come ottenere il massimo dal tuo team attraverso questa tecnologia.
Gestione operativa: Asana
Asana è una svolta per l’organizzazione operativa del team e per il coordinamento con le altre aree dell’azienda. Il software è stato creato da Dustin Moskovitz, co-fondatore di Facebook, ed è nato con l’obiettivo di ridurre le inefficienze in azienda dovute alla cattiva organizzazione e alla mancanza di chiarezza.
In quanto work management, è il punto di connessione centrale dell’azienda, che può finalmente avere un’unica fonte di informazioni. All’interno di Asana ogni membro può verificare e organizzare l’andamento del proprio lavoro e di quello degli altri membri del team. Attraverso questo strumento diventa semplice per ogni membro tenere traccia della propria produttività e rispettare le deadline dei task assegnati.
Ad Exelab utilizziamo Asana per tenere in ordine ogni progetto, comunicare in modo efficace e poter sempre trovare le informazioni di cui abbiamo bisogno nelle rispettive sezioni, assegnare task e organizzare le attività sul calendario. Inoltre, quando ho bisogno dell’intervento di un membro dell’amministrazione, dell’IT o di qualsiasi area dell’azienda, mi basta taggarlo senza neanche il bisogno di dovergli spiegare il progetto, perché tutte le informazioni relative sono già presenti nella cartella.
Creazione di contenuti e editing: Google Drive
Quando si tratta di creare contenuti per il blog o lavorare su un progetto, Google Drive è un alleato prezioso per il nostro team. Durante la lavorazione dei testi avviene un intenso processo di taglia e cuci, revisione e perfezionamento. Senza uno strumento che ci permetta di commentare e lavorare a quattro mani su un documento, sarebbe davvero difficile gestire la nostra produzione di contenuti.
Nella prima fase della creazione dei contenuti i nostri copywriter lavorano sugli articoli singolarmente, e solo quando la prima stesura è completata analizziamo insieme il lavoro e parte la fase di revisione. Su Google Drive posso commentare e modificare pezzo per pezzo ogni contenuto, solitamente nella modalità “suggerimento”, per permettere ai copywriter di rileggere i miei commenti e apportare le modifiche necessarie.
Feedback e direttive: Loom
Probabilmente Loom è lo strumento meno conosciuto della mia lista dei 5 tool del marketing manager da remoto, ma io lo trovo davvero utile quando si tratta di mantenere una comunicazione efficace. Loom è una piattaforma che permette di creare video di varie lunghezze- di qualche minuto col piano gratuito, più lunghi con i piani a pagamento- e registrare il proprio schermo, potendo scegliere anche se inserire solo il proprio viso, solo lo schermo o entrambi.
Utilizzo questo tool quando la comunicazione necessita qualcosa di più di un commento o una mail, ma non è ancora necessario organizzare un meeting (che richiederebbe tempo per essere messo in piedi e di solito comprende sempre ritardi, chiacchiere del più e del meno e così via). Il più delle volte, si tratta di video feedback sui contenuti o su dei task svolti, oppure per fornire indicazioni sul prossimo lavoro che andremo ad eseguire.
Specialmente nei feedback, credo che per il team sia essenziale ascoltare il tono di voce, guardare l’espressione del volto e percepire le emozioni dietro le parole. Durante il lavoro in remoto è facile incorrere in incomprensioni, essere percepiti come freddi e creare disallineamento o preoccupazione nel team. Per quanto riguarda le spiegazioni dei task, invece, aggiungo il link del video Loom nel progetto corrispondente su Asana, in modo che sia sempre accessibile al team per poter riascoltare le mie istruzioni.
Comunicazione quotidiana: Slack
Per comunicazioni più immediate, Slack è sicuramente il go-to all’interno dell’azienda. Pur essendo più utile per team come quello di IT, che ha bisogno di un flusso costante di comunicazione, è sempre utile avere una chat a disposizione per scambi di informazioni rapidi. Utilizzare delle mail per una domanda veloce non è l’ideale, e Slack permette di dare spazio anche a momenti di relax e condividere una GIF con un collega per allentare la tensione.
Cosa ne pensi della mia lista dei 5 tool per il marketing manager da remoto? La tecnologia ha già rivoluzionato il tuo modo di fare marketing? Se vuoi scoprire di più su come ristrutturare i processi all’interno della tua azienda e abbracciare la tecnologia come nuovo perno per la struttura delle tue attività di marketing, compila questo form per essere contattato dal nostro team e parlare delle opportunità che Exelab riserva per te.